Webサイト運用の外注を成功させるには?
選定や管理のコツを解説

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ビジネスにおけるWebサイトの重要性は年々高まっており、注力する企業が増えています。その中で、Webサイトの運用を外注する企業も増えていますが、運用業務を安心してゆだねられる外注先の選定に、頭を悩ませるケースも多いようです。 サイト運用の外注化を成功させるためには、何が必要なのでしょうか。外注先の選定や管理のコツなどについて解説します。

Webサイト運用を外注するメリット

Webサイトの運用を外注すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットには、下記のようなものが挙げられます。

外注したほうが安い

まず、Webサイトの運用を外注する大きなポイントとなるのが、コスト削減効果です。特に、社内にWebサイト運用の専門知識やスキルを持つ人材が不足している場合、新たに採用したり、人材育成したりするより、アウトソーシングしたほうがコストを抑えることができるでしょう。運用のための人員はある程度そろっているものの、作業量が増えて社内だけではこなしきれなくなった場合も同様です。

外注を活用すると、シーズンによって作業量が大幅に増えるときには発注量を増やし、作業量が少ないときは社内で対応するといったコントロールが可能になります。すなわち、人件費を変動費化して無駄を省く効果を得られるのです。

外注したほうが早い

Webサイト運用に関する専門的なノウハウを持つ外部の力を活かせば、運用業務のスピードも向上します。特に、Webサイトの設計に関わるような、エンジニアが担当する技術的な作業は、スピードの差が出やすい部分でしょう。 ただし、スピードの向上は、外注先とのコミュニケーションが緊密にとれていることが条件となります。オンラインで常に相互にやりとりできる環境がある、発注者のオフィス内に人員を配置しているといった方法で、リクエストとレスポンスがスムーズに進むほどスピードは増します。

外注したほうが高品質

熟達した外注先のサポートにより、Webサイト運用のクオリティを一定以上に維持できます。他社の案件を含めて、過去のWebサイト運用のノウハウや知見が蓄積されていれば、ミスが許されない運用・更新作業のほか、トラブル発生時の対応などについても、安心して任せることができるでしょう。

外注先によってはサイトの設計やコンテンツの内容などについて、改善点の提案を行っていることもあります。オウンドメディアやSNS活用など、制作に関わる領域でも的確なサポートを受けられるでしょう。 運用業務を外部に託すことで、社内のスタッフが企画立案などのより付加価値の高い業務に集中できるという側面もあります。そのこともまた、運営しているWebサイトの質の底上げにつながります。

Webサイト運用を外注するデメリット

Webサイト運用を外注する際、最も難しいのは外注先の選定です。実績と実力があり、柔軟な対応力を備えた外注先と契約しなければ、上述したメリットを得ることはできません。 Webサイト運用に限った話ではありませんが、スピード感があって作業内容の質も高く、料金も適正という外注先を見つけるのは簡単なことではないでしょう。そうではない業者にあたってしまう可能性があるのはデメリットといえます。

良い外注先を選ぶためには

「良い外注先かどうか」を見極めるには、選定までのステップを丁寧に踏んでいくことが重要です。続いては、Webサイトの運用を外注する流れを見ていきましょう。

1. 外注化が必要な業務を洗い出す

まず、Webサイト運営に関わる業務のうち、どの部分を外注したいのかを洗い出します。発注する側の希望や要望を固める「要求定義」を進めていくための作業です。

発注ボリュームを選べるのであれば、最初は定型的でマニュアル化しやすい更新作業などを切り出して、小さな範囲の業務を委託することから始めるのもいいでしょう。スモールスタートはリスクを抑えつつ、外注先のスキルや対応を見極められる方法です。 また、外注したい業務量が多い場合は、作業をいくつかに切り分け、数社に発注する方法もあります。その分、管理が複雑になることは念頭に置いておく必要があるでしょう。

2. 依頼内容、成果物と求める基準を明確にする

外注化する業務の範囲を決めたら、依頼内容を整理し、成果物、品質、納期、予算など、発注側として求める基準を明確化していきます。 作業内容を簡単にまとめた指示書も用意しておきたいところです。外注先選定の際に提示して、先方がどのような体制で対応できるかなど、具体的な話を引き出すことができます。

3. 外注先を選定する

上記を踏まえて、外注先を選定していきます。インターネットでリサーチして複数の候補をリストアップし、コンタクトをとって比較検討するのが一般的です。ある程度業者を絞り込んだら、必ず先方担当者とWeb会議システムか対面でのミーティングを行い、ヒアリングを受けて必要な情報のやりとりをしてください。 選定にあたっては、外注先が自社の要求と基準に対してどのように対応できるのかを聞き、内容を検討することが焦点です。ただし、相性もありますから、依頼しやすい雰囲気があるかどうか、安心して任せられる感触を得られたかといった、感覚的な部分も加味して考えるべきでしょう。

4. 細かい管理ルールを決める

外注先を決めるときには、同時に管理ルールも明確化しておかなくてはなりません。進捗確認をはじめとする連絡・報告・相談の方法、使用するツールについても、あらかじめ決めておくとスムーズな外注管理に役立ちます。 運用業務を任せるのに、連絡手段がメールと電話だけでは心もとないと感じる企業が多いでしょう。最近はチャットツールやスケジュール管理ツールなど、複数のツールを活用するのが一般的です。

ワンランク上の外注委託「Webサイト運用パートナー」

現在では、Webサイト運用を託す外注先に対し、自社サイトの運営方針やコンセプトについて十分に理解した上で、「価値観の共有や共感をベースにした運用体制」を求める声が高まっています。

大前提として、クライアントと外注先が同じ価値観を有していれば、運用業務のディテールに関しても理解が行き届き、さまざまな連携作業がスムーズに進むことが期待できるからです。 SENZOKU LAB.ではこうしたニーズに応えるべく、下記の3点を掲げてWebサイト運用支援を展開しています。

1 企業文化を理解・共有して、強力なパートナーシップを確立

SENZOKU LAB.では、サービスの提供を始める前に、お客様の企業の文化や考え方を理解することを慣例としています。そのための綿密なヒアリングを行うほか、お客様の要望に応じて運用開始と同時にデイリーのミーティングのセッティングや懇親会を開催したり、お客様が主催の会議・研修・合宿に参加したりするケースもあります。

2 専属のチーム対応で、ナレッジの蓄積や継承が可能

サイト運用に際して、お客様のニーズに合致した最適なメンバーをアサインし、専属チームを編成するのもSENZOKU LAB.の特徴であり、名称の由来になっています。 チームはディレクター、デザイナー、エンジニアの3名を最小の単位としており、業務のボリュームに応じて人員を増やすことも可能です。チームメンバーが入れ替わった場合も、蓄積したノウハウ・ナレッジを継承していく体制を整えているため、継続性が失われることはありません。

3 沖縄を拠点とするニアショアでコスト削減を実現

SENZOKU LAB.の本拠地は沖縄です。そのため、国内の地方企業への外注を意味する「ニアショア」によって、コスト削減効果が得られます。また、営業拠点を東京都内にも構えており、フレキシブルな対応が可能です。 熟達した専属チームによる、スピーディーかつ高クオリティな運用支援サービスを、適正な料金で提供しています。

慎重に外注先を選んでWebサイト運用を成功させよう

Webサイト運用の外注化を成功させるには、「安い」「早い」「高品質」というメリットが得られるか、しっかりとチェックする必要があります。中でも品質の部分は、外注先が自社の要求に具体的にどのような形で応えられるのかを、しっかり見極めることが重要です。

Webサイト運用の外注先を選定する際には、具体的な説明や提案があることを確認した上で、慎重な判断をしてください。

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